งานแต่งล่มหรือไม่ล่มนอกจากอยู่ที่ร้านอาหารแล้ว
ความเข้าใจเกี่ยวกับจำนวนแขกของบ่าวสาวสำคัญไม่แพ้กัน
การกำหนดปริมาณอาหารเป็นหนึ่งในเรื่องง่ายที่ยากที่สุดและอันตรายที่สุดงานหนึ่งของการแต่งงานเลยทีเดียว
ปริมาณอาหาร จะต้องเพียงพอต่อแขกที่เข้ามาร่วมงาน หลายท่านอาจจะคิดว่าเป็นเรื่องไม่ยาก แต่จริงๆแล้วการประเมินแขกเป็นเรื่องที่ยากที่สุด
ถ้าเราประเมินน้อยไป อาหารก็จะไม่เพียงพอนำไปสู่ความติดขัดในการจัดงานแต่ง แต่ถ้าเราประเมินมากไป เจ้าภาพจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นอย่างมาก การประเมินแขกที่ดีจึงเป็นจุดเริ่มต้น
ตัวเลขที่เกี่ยวกับเรื่องนี้มีสองตัวด้วยกันคือ
1.จำนวนการเชิญ(บอกปากและการ์ด)
2.คือจำนวนแขกประเมิน (expect) ในการคำนวณนั้น ถ้าเป็นงานมุสลิมทั่วไป ร้านอาหารจะตั้งประเมิน x2 นั่นคือ การ์ด 500 แขก(อาจ)มา 1,000 แต่สูตรเหล่านี้ไม่ตายตัว บางกรณี การ์ด 1,000 แขกอาจมาเพียง 1,500 ท่านเป็นต้น
การบ้านแรกๆของเจ้าภาพที่ต้องจัดการคือ การสรุปรายชื่อแขกเพื่อ สรุปจำนวนแขกประเมิน จำนวนแขกประเมินจะเป็นตัวกำหนดปริมาณ อาหาร รวมทั้งเรื่องอื่นๆอย่างขนาดของสถานที่ ที่ใช้จัดงานนั่นเอง ในขณะที่ปริมาณอาหารแม้เป็นเรื่องสำคัญ แต่ประเภทอาหาร และราคาอาหาร ไม่มีผลกระทบต่อแขกอย่างที่เราคิด ถ้าจัดการปริมาณอาหารพอเหมาะและเพียงพอแล้ว แม้เป็นเพียงของว่างง่ายๆ งานก็ราบรื่น และแขกมีความสุขได้ครับ
อย่างไรก็ดี นอกจากเรื่องปริมาณอาหาารแล้ว สิ่งที่สำคัญพอๆกันคือ จำนวนที่นั่ง รูปแบบการจัดการที่นั่ง และที่ขาดไม่ได้คือ ทีมที่จะดูแลโต๊ะและชุดอาหารเหล่านั้น ปริมาณโต๊ะที่จัดในกรณีบุฟเฟต์จะแตกต่างจากโต๊ะจีน ลักษณะการนั่งของแขกในการจัดเลี้ยงทั้งสองแบบไม่เหมือนกัน การลงรายละเอียดในส่วนนี้เป็นเรื่องสำคัญ และเหนืออื่นใด การจัดการจ่ายอาหาร ระบบสตาฟของร้านอาหารเป็นตัวชี้วัดว่า การบริหารการจัดเลี้ยงนั้นจะรอดไหม โดยส่วนใหญ่ ร้านอาหารระดับมืออาชีพจะรองรับแขกเกินได้ราวๆ 20-30%เป็นอย่างมาก ผมเคยทำงานร่วมกับทีมอาหารที่แขกมาเกินมากกว่า 40% แม้จะผ่านไปได้เรียบร้อยแต่บอกตรงๆว่าไม่สนุกเลย ดังนั้นการเลือกร้านอาหารและทีมมาให้บริการ กรณีเกิดเหตุไม่คาดหมายนั้นเป็นเรื่องสำคัญมาก พอๆกับการทำการบ้านในการประเมินแขกของเจ้าบ่าวเจ้าสาวที่จะไม่ประเมินผิดไปจากความเป็นจริงมากเกินไป
และสุดท้ายเจ้าภาพต้องท่องให้ขึ้นใจว่า คนที่เราคุยงานด้วย กับคนที่เอาโต๊ะมาลง และ คนที่เอาอาหารมาลง อาจไม่ใช่คนเดียวกัน ร้านอาหารส่วนใหญ่คนที่ปิดการขาย ไม่ใช่คนเดียวกับที่ลงโต๊ะจีน รวมทั้งอาจเป็นคนละคนกับคนที่เอาอาหารมาลงด้วย ดังนั้น ควรมีพ่องานหรือแม่งาน อยู่กำกับเวลาทีมอาหารมาลงด้วยเพื่อให้แน่ใจว่าจะลงตามfloor plan ที่ตกลงกัน ผมจัดงานทุกครั้ง ทีมจัดโต๊ะก็จะถามทุกครั้ง (แม้แต่ในการจัดระดับ รร. 3-5ดาว)ว่า โต๊ะให้ลงแบบนี้ถูกต้องหรือไม่ เนื่องจาก เซลล์ หรือ ผู้ขายเป็นคนละทีมกับ กับตันและสตาฟในงานแม้จะมีการประชุมกันแต่ก็อาจมีตกหล่นได้ไม่น้อยเลยนั่นเอง ดังนั้นแม้จะเป็น รร.ระดับไหนหรือแม้ทำงานกับทีมผมก็ตาม เจ้าภาพควรมี เพื่อนเจ้าบ่าวเพื่อนเจ้าสาวที่ตัดสินใจแทนได้คอยทำงานร่วมกับทีมออกาไนซ์ หรือ รร. และสถานที่ด้วย แล้วงานจะราบรื่นได้ครับ
ตั้งใจทำการบ้านรายชื่อแขก, อย่าฝืนเชิญแขกน้อยกว่าอาหารเพื่อประหยัดค่าใช้จ่าย ,เลือกร้านอาหารที่มีประสบการณ์ ,ตั้งทีมคอยกำกับวิ่งงานให้เพื่อดูแลภาพรวม
ทำตามนี้รับรองว่าเวิร์กแน่นอนครับเป็นหนึ่งในเทคนิคที่เอามาฝากครับ อยากทำเป็นวิดิโอแต่ไม่มีเวลาไว้จะเอามาเล่าใหม่นะครับ
